A Jornada da Redução de Custos nas Empresas – 4ª. Parte

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Este é o quarto artigo sobre a jornada de redução de custos nas empresas, onde tentamos dar algumas idéias que possam ser facilmente aplicadas à maior parte das organizações comerciais, industriais e de serviços de todos os portes. Leia o primeiro artigo aqui, o segundo aqui e o terceiro artigo aqui. Se você acha que sua empresa precisa de uma revisão e redução dos custos em toda sua cadeia de valor, procure a Direta Consultoria para entrarmos nos detalhes específicos do seu caso.

Neste artigo abordaremos oportunidades de revisão nos custos administrativos das empresas. Aqueles custos não vinculados diretamente à produção ou comercialização, mas que são indiretos e permeiam a organização – e, portanto, às vezes, não tão óbvios. E não, não falamos sobre o cafezinho.

Exemplos destes custos:

Controles questionáveis – evidentemente que empresas precisam de controles em processos importantes e que movimentem seus recursos. O ponto aqui é o exagero de controles e aprovações que abunda em várias organizações. Controles exagerados aumentam a carga de trabalho dos funcionários (perda de tempo e produtividade) e em várias ocasiões os frustram pois criam gargalos, jogos de poder interno e minam a iniciativa. Este é um custo indireto, não se encontra na contabilidade da empresa. Mas pode significar mais pessoas na estrutura e tempo perdido – e tempo é dinheiro. Uma revisão de processos e entendimento de prioridades é um passo importante para validar ou rever controles – uma visão lean e voltada para o cliente ajuda a demonstrar o que agrega valor e o que destrói valor nas empresas.

Estrutura de pessoal mal desenhada – organogramas e responsabilidades devem ser revisados periodicamente para que se evite a duplicidade de responsabilidades e ações, o que pode ser um grande desperdício de recursos. Além disso, estrutura de pessoal deve estar alinhada à estratégia da empresa, portanto não é estática. Empresas que crescem rapidamente às vezes resolvem problemas agregando pessoas, o que pode ser mais rápido do que rever processos. Com o passar do tempo estas posições se perpetuam, a empresa cresce, e temos pessoas tratando do mesmo tipo de assunto em departamentos diferentes – ou tratando de assuntos que não são mais relevantes para a empresa como já foram um dia. Isso quer dizer demitir pessoas? Não necessariamente, elas podem ter novos desafios internos – isso significa usá-las em todo seu potencial em posições que agregam valor à empresa e ao cliente.

Outras iniciativas em temas de mensuração mais fácil e direta são:

Energia – neste tema existem algumas iniciativas a serem tomadas, dependendo das características da empresa (afora o ponto básico de educação de desligar a luz quando se sai de um ambiente vazio):

Grandes usuários de energia devem buscar alternativas de compra no mercado livre de energia, com assessoria de uma empresa especializada que indique os processos e valores corretos (podemos indicar uma empresa a você). Isso pode significar uma grande redução de custos na conta de grandes empresas. Outra iniciativa é uma revisão, planejamento e automação da rede de iluminação de instalações industriais, comerciais e grandes escritórios. Hoje (e já a algum tempo), existem softwares e projetos de redução de custos cujo investimento na instalação física se paga com a economia gerada. Além de reduzir custos, esta é uma ação de responsabilidade social.

 

Aluguéis – Este é um assunto as vezes delicado, quando donos ou administradores de empresas não querem mexer no status quo, nas aparências da empresa, mesmo quando ajustes são necessários. As premissas importantes a serem entendidas antes de qualquer movimentação de localização ou troca de escritório são – qual a área realmente necessária para nossa operação (escritório, armazém, qualquer área locada)? Estamos com muita área ociosa? Estamos crescendo? Qual a expectativa de necessidade de área para o próximo ano? Outra premissa é – onde precisamos nos localizar? Precisa ser em área nobre? Pode haver alternativas de região? Como mudanças afetariam nossa força de trabalho? Custos de aluguel por metro quadrado variam bastante em função de ciclos econômicos (taxa de ocupação) e localização. Portanto um plano de revisão de custos de aluguel deve ser feito – e pode incluir várias estratégias: renegociação com o proprietário para a empresa ficar na mesma instalação (especialmente se a empresa tiver um histórico de boa inquilina), ou procura de imóvel com área mais adequada na mesma região ou em outra região. Pode haver algo mais radical (radical no sentido de alteração de rotina, não que isso seja uma novidade) – permitir que parte da força de trabalho trabalhe de casa, com isso diminuindo a área necessária na empresa (se, e como apropriado). O importante é ter um plano. E verificar as penalidades no contrato atual antes de tomar qualquer decisão.

Serviços gerais – os conhecidos “serviços gerais” englobam normalmente serviços de segurança, limpeza e recepção, entre outros. Estes serviços já são normalmente terceirizados (salvo exceções), e, portanto, mais facilmente readequados. Neste ponto cabem pelo menos dois questionamentos”

– Precisamos usar todos os recursos atuais – isso quer dizer – o número de pessoas está adequado? Há processos ou hábitos que podem ser alterados para reduzirmos o escopo dos serviços?

– O preço que estamos pagando está adequado, ou há espaço para redução? Isso significa cotar o negócio com outras empresas de forma regular, fazendo os famosos (e necessários) bids. Mas lembre-se: faça bids de forma organizada e profissional, comparando serviços comparáveis e fazendo contas objetivas por cada evento que será cobrado, com os volumes esperados para cada um (definição de premissas).

Esta necessidade é ainda maior quando temos fornecedores de serviços de longa data – ajustes anuais em função de cláusulas de reposição da inflação podem criar distorções significativas no longo prazo. Isto é o gancho para falarmos de outro tema:

Renovações de contrato automáticas com cláusula de inflação – como mencionado no ponto anterior, a memória do tempo de inflação alta ainda persiste. Em função disso, muita gente acha normal e justo que contratos de serviços sejam reajustados anualmente desta forma. Discordo. No passar do tempo, esta prática pode comprometer a competitividade do tomador de serviços e distorcer o custo que o mesmo paga frente a realidade de mercado. Nem todo mundo consegue esse tipo de reajuste – e para sobreviver precisam reduzir custos, buscar competitividade, ser criativos.

A inflação pode servir como BALIZADORA das discussões de reajustes de contrato, mas não pode ser determinadora – uma negociação é sempre necessária, pois a realidade do cliente pode ser muito diferente (faturamento em queda, resultado estagnado ou caindo – seria um sonho para o cliente neste cenário ter SEU faturamento reajustado pela inflação). Cuidado como seus contratos são negociados e redigidos.

Publicidade, propaganda, ações de marketing – está é uma parte importante dos negócios, e a maioria das empresas precisa ter um plano de ações de marketing para expandir mercado, criar “brand awareness” ou reconhecimento de marca e solidificar sua posição junta ao mercado comprador. Entretanto, isso não quer dizer que todos os custos se justificam, especialmente se a empresa se encontra em apertos de caixa ou sob pressão de custos. Na medida do possível, há que se tentar colocar algum indicador que mostre os resultados efetivos das ações tomadas, para que sejam priorizadas e bem dimensionadas. Se o resultado financeiro está comprometido, talvez ações mais focadas em grupos específicos de clientes, que consigam se reverter em vendas mais de curto prazo sejam mais indicadas, e a propaganda institucional deva ficar mais para frente. Há oportunidades de ações de marketing digital que talvez possam substituir ou complementar as mídias mais tradicionais (e caras)? Os custos da agência que nos atende estão competitivos? Cada empresa tem sua realidade e necessidades, mas sempre tem de questionar a relevância, resultados e os custos envolvidos.

Existem muitas outras oportunidades de reduções de custos dentro do ambiente das empresas – como falamos, é necessária uma análise criteriosa da cadeia de valor da empresa e de seu planejamento estratégico para que ações inteligentes sejam propostas. Reduções de custo que não consideram as prioridades da empresa acabam por trazer mais problemas do que benefícios. Se sua empresa precisar rever e entender suas oportunidades, contate a DIRETA Consultoria, teremos prazer em ajudá-los.

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